Eine Zwischenbilanz, auch Halbjahresbilanz genannt, gibt einen Überblick zur Zielerreichung während des Jahres.
Damit lässt sich feststellen, ob ihr Unternehmen „auf Kurs“ ist. Zum Halbjahr können Sie auf Fehlentwicklungen noch reagieren und Gegenmaßnahmen setzen. Wenn das Wirtschaftsjahr vorbei ist, dann ist es zu spät und es verbleibt nur mehr die Betrachtung über die Vergangenheit.
Controlling-Maßnahmen jetzt im Zeitraum August bis September setzen
Der Zeitraum von Ende August bis Mitte September gilt als günstiger Zeitpunkt für Aufgaben des Controllings. Die Rechnungen aus dem ersten Halbjahr sind gestellt, Geschäftsvorgänge verbucht und somit kann eine Zwischenauswertung zum ersten Halbjahr mit Ergebnisvorschau, Beurteilung von Saldenlisten und ergänzenden Feststellungen z.B. zur AFA, Finanzierungskosten usw. vorgenommen werden.
In der Unternehmensführung zählen Controlling-Maßnahmen zu den wertvollsten Aufgaben des Unternehmers. Diese Arbeit muss der Unternehmer selbst wollen und er muss sich damit befassen. Kompetenz im Umgang mit Zahlen ist gefragt. Mitarbeiter können zu den verbuchten Belegen einzelne Auswertungen erstellen, interpretieren und die richtigen Schlussfolgerungen setzen, dass ist Aufgabe des Unternehmers selbst. Die Basis dazu liefern aussagekräftige Auswertungen. Die investierte Zeit in ein vernünftiges Controlling liefert den höchsten Arbeitsverdienst für den Unternehmer und am Erfolg beteiligten Personen. Bei positiven Zahlen erkennt der Unternehmer die Stellgrößen für Verbesserungen, bei negativen Zahlen sind Maßnahmen für Veränderungen und zur Reduktion von Verlusten zu setzen.
Wer darauf verzichtet, fährt mit seinem Unternehmen im Nebel und arbeitet nach freien Ereignissen. Er hat keine Sicht und tappt somit im Ungewissen. Ein geplantes Hinführen zur Erreichung bestimmter Ziele zeigt von Verantwortung gegenüber seinen Mitarbeitern, der eigenen Familie und sich selbst.
Unterschied von Zwischenbilanz gegenüber Jahresabschluss
Der Jahresabschluss mit Gewinn- & Verlustrechnung wird erfahrungsgemäß zwischen vier bis acht Monate nach dem Ende des Kalenderjahres bzw. Bilanzstichtags erstellt. In einzelnen Fällen geschieht das sogar noch später. Das heißt, zum Zeitpunkt August liegt meist das Ergebnis des Vorjahres vor. Die Gewinn- und Verlustrechnung ist Teil des externen Rechnungswesens, welches vom Gesetzgeber vorgeschrieben wird und für die Finanz als Grundlage zur Steuerberechnung bzw. der Berechnung von anderen Abgaben dient. Darüber hinaus, darf und kann jeder Unternehmer ein internes Rechnungswesen z.B. eine Kostenrechnung oder zusätzliche Auswertungen implementieren.
Steuerung während des Jahres wird immer wichtiger
Viel wichtiger ist für den Unternehmer die Steuerung während des Jahres. Daher empfehlen wir für Lohnunternehmen bis 500.000 Euro Umsatz mindestens halbjährlich eine Zwischenbilanz zu erstellen. Hier wird eine halbjährliche Ergebnisermittlung aus den Erlösen abzüglich Aufwendungen und der Berücksichtigung von AFA sowie einmaligen Jahresrechnungen durchgeführt. Größere Unternehmen und Unternehmen mit einem hohen Fremdfinanzierungsanteil z.B., wenn umsatzstarke Maschinen fremdfinanziert sind, sollen quartalsweise Zwischenergebnisse erstellen. Hier empfiehlt sich auch der sogenannte SOLL/IST-Vergleich, wo die IST-Werte den geplanten Sollwerten gegenübergestellt werden. Mit einem laufenden Abgleich von IST und SOLL können Sie Ihr Unternehmen besser steuern und somit auch führen. Sie erkennen viel rascher unerwünschte Veränderungen, gewonnene Erkenntnisse können dann sehr zeitnah mit Maßnahmen und Gegenstrategien belegt werden. Wer das nicht tut, überlässt es dem Zufall.
Zeitnahe Daten als Antwort auf rasche Veränderungen
Laufende Rückzahlungen, steigende Betriebskosten, kürzere Arbeitsfenster und ein stärkerer Wettbewerbsdruck fordern von Unternehmen ein aussagefähiges und vor allem aktuelles Berichtswesen.
Es geht um die Erreichung von gesetzten Zielen, die nur über zeitnahe Informationen und somit über ein funktionierendes Berichtswesen geschaffen werden können. Im Nachhinein, wenn das Jahr gelaufen ist, ist es somit zu spät. Arbeiten Sie daran laufend und ausreichend über Ihr Unternehmen informiert zu sein. Wer zu viel mit Zahlen umgeht, kann auch das operative Geschäft übersehen und damit Kunden verlieren. Die Kunst liegt darin, das richtige Maß zu finden.
Bausteine des Berichtswesens
Das laufende Berichtswesen soll folgende Stationen umfassen:
- Stand am Girokonto: wöchentlich bis täglich
- Umsatzvergleich zum Vorjahr und Vorvorjahr: Umsatzpanel zum gleichen Jahreszeitpunkt
- Aktueller Auftragsstand: Auftragsvorschau, offene Angebote (Vergleich zum Vorjahr und Vorvorjahr)
- Qualitätsmanagement in der Arbeitsausführung: Feedback zur Arbeits- und Terminqualität von Kunden / von Mitarbeitern; gegebenenfalls Maßnahmen zur Verbesserung setzen
- Abarbeitung der Aufträge, der Faktura und der Buchungsbelege: Stand noch nicht gestellter Rechnungen (Auswirkungen auf Zahlungsverzögerungen)
- Offene Posten von Kundenrechnungen: Stand der Kundenforderungen und Stand fälliger Forderungen über dem Zahlungstermin
- Maßnahmen zur Forderungseintreibung
- Zahlungsverpflichtungen für die nächsten zwei bis vier Wochen (tägliche, wöchentliche und monatliche Vorschau); Bedarf für Zwischenfinanzierungen aufgrund von Saisonspitzen (Vorfinanzierung von Betriebsmitteln); gegebenenfalls ergänzender Finanzierungsbedarf
- Halbjährliche / Vierteljährliche Ergebnisrechnung (SOLL/IST-Vergleich)
- Einhaltung kalkulierter Arbeitspreise; bei Abweichungen sind Ausgleichsmaßnahmen zu setzen
Mittels Ampelsystem können die 10 erstellten Punkte des Berichtswesens mit verschiedenen Farben gekennzeichnet werden. Bei einem grün (für in Ordnung), gelb (Achtung) und rot (Veränderung erforderlich) sind vom Unternehmer notwendige Handlungen zu setzen. Der Punkt 4. Qualitätsmanagement kann bei einer negativen Beurteilung weitreichende Maßnahmen, wie die Verbesserung der Ablaufprozesse, der technischen Zuverlässigkeit von Maschinen, Fahrerqualifikation oder Ähnliches erfordern. Hier muss sich der Unternehmer mit der operativen Abwicklung von Aufträgen näher befassen. Mangelnde Arbeits- und Terminqualität kann das Unternehmen massiv schaden (Anerkennungsverlust und negatives Image bei den Kunden).
Controlling-Instrumente arbeiten zeitnah und sind Unterstützung bei Finanzierungen
Zeitnahe Entscheidungsgrundlagen sind in der kurzlebigeren Zeit wichtiger denn je. Finanzierungen fordern aufgrund festgelegter Termine die Einhaltung abgeschlossener Zahlungsverpflichtungen, wo der Unternehmer dafür seine geplanten Umsätze verbuchen muss. Zeitnahe Entscheidungsgrundlagen sind somit unumgänglich.
Schieflagen, die erst ein halbes bzw. ein Jahr später erkannt werden, sind meist nicht reparabel. Es fließt dann zu viel vergossene Milch aus.
Das Controlling gestaltet sich als Querschnittsmaterie für jedes Unternehmen, egal ob groß oder klein, jung oder alt.
Bei Beratungsanfragen steht die VLÖ gerne zu Ihrer Verfügung.
